How to Mail Merge from MS Word and Excel
How to use mail merge in Microsoft Word Step-by-Step . MS Word और Excel का उपयोग करके Mail Merge कैसे बनाएं? Mail Merge क्या है?
Basic Computer Knowledge
MS Word
Ms-Excel
Rochak Jankari
- asked 2 months ago
- Shivani kumari
2Answer
कई बार हमें एक जैसे पत्र अनेक नामों और पतों के साथ भेजने होते है । हमारी इस समस्या का समाधान मेल-मर्ज सुविधा में है । मेल-मर्ज सुविधा के प्रयोग से आप अनेक पत्रों को भेज सकते हैं, मेलिंग लेबल बना सकते हैं तथा अलग-अलग नाम तथा पते लिख सकते हैं ।
मेल मर्ज के तीन भाग (Components) होते है :
मुख्य दस्तावेज (Main Document) :- मेल मर्ज में उच्च दस्तावेज ही सार्वजनिक पत्र होता है जिसमें मर्ज को चलाने के लिए निर्देश होते हैं । इसमें सामान्य टेक्स्ट के साथ फील्ड के नाम होते हैं । मुख्य दस्तावेज में सूचनाओं ठीक वैसी ही रहती हैं । वर्ड मर्ज दस्तावेजों में उन विशेष स्थानों, नामों और पतों का प्रवेशन करता है । मर्ज दस्तावेज में शब्दों को डालने से पहले आपको मुख्य दस्तावेज में फील्ड के नामों का प्रवेशन करना चाहिए ।
फील्ड नेम (Field Name) :- फील्ड नेम इस बात की और संकेत करता है कि बदली जाने वाली सूचनाओं का प्रवेशन कहाँ होना है । डाटा सोर्स में, फील्ड के नाम प्रत्येक कॉलम में सूचना के वर्गों की और संकेत करते हैं । इनका मिलान डाटा फाइन में फील्ड नामों के साथ होना चाहिए ।
डाटा स्त्रोत (Data Source) :- डाटा फाइन में वे सूचनाएँ होती हैं जिन्हें मुख्य दस्तावेज में लाना होता है । डाटा सोर्स को डाटा फाइल भी कहते हैं । आप इसमें केवल वाक्यों को ही स्टोर नहीं कर सकते बल्कि कोई भी टेक्स्ट या डाटा, जिसे आप बार-बार प्रयोग करना चाहते हैं, स्टोर कर सकते हैं ।
- answered 2 months ago
- B Butts
MS Word और Excel का उपयोग करके Mail Merge कैसे बनाएं?
Mail Merge MS Word की एक महत्वपूर्ण सुविधा है, जिसकी सहायता से हम Excel में संग्रहित डेटा को Word डॉक्यूमेंट के साथ जोड़कर एक जैसे लेकिन अलग-अलग जानकारी वाले दस्तावेज़ बना सकते हैं।
📌 Mail Merge क्या है?
Mail Merge वह प्रक्रिया है जिसमें एक मुख्य दस्तावेज़ (Main Document) और डेटा स्रोत (Data Source) को मिलाकर कई व्यक्तिगत दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं।
उदाहरण: छात्रों के लिए अलग-अलग पत्र, सर्टिफिकेट, एडमिट कार्ड आदि।
🧩 Mail Merge के मुख्य भाग
- Main Document: MS Word में बनाया गया प्रारूप
- Data Source: MS Excel में रखा गया डेटा
- Merge Fields: जैसे Name, RollNo, Address
- Merged Output: अंतिम तैयार दस्तावेज़
🪜 Mail Merge बनाने की Step-by-Step प्रक्रिया
Step 1: Excel में Data तैयार करें
MS Excel खोलें और निम्न प्रकार से डेटा लिखें:
| Name | RollNo | Class | City |
|---|---|---|---|
| Rahul Kumar | 101 | 10 | Patna |
| Sita Devi | 102 | 10 | Gaya |
इस फाइल को students.xlsx नाम से सेव करें।
Step 2: Word में Main Document बनाएं
MS Word खोलें और पत्र का प्रारूप लिखें:
प्रिय <<>>, आपका रोल नंबर <<>> है। आप कक्षा <<>> के छात्र हैं। आपका शहर: <<>>
Step 3: Mail Merge शुरू करें
- Mailings Tab पर जाएं
- Start Mail Merge → Letters चुनें
- Select Recipients → Use an Existing List
- Excel फाइल (students.xlsx) चुनें
Step 4: Merge Fields Insert करें
Mailings Tab में Insert Merge Field पर क्लिक करके Name, RollNo, Class, City को जोड़ें।
Step 5: Preview Results
Preview Results पर क्लिक करके हर छात्र की अलग-अलग जानकारी देखें।
Step 6: Finish & Merge
- Edit Individual Documents
- Print Documents
- Send Email Messages
अब सभी के लिए अलग-अलग डॉक्यूमेंट तैयार हो जाएंगे।
📚 Mail Merge के प्रकार
- Letters
- Email Messages
- Envelopes
- Labels
- Directory
✅ Mail Merge के लाभ
- समय की बचत
- टाइपिंग त्रुटि नहीं
- Bulk काम आसान
- प्रोफेशनल आउटपुट
📝 परीक्षा हेतु एक पंक्ति में उत्तर
Mail Merge MS Word की वह सुविधा है जिसमें Excel के डेटा को Word डॉक्यूमेंट से जोड़कर कई व्यक्तिगत दस्तावेज़ बनाए जाते हैं।
Website: answerspoint.in
- answered 2 months ago
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